Ledningssystemen översvämmar arbetslivet. Och de tar på krafterna.

Troligen har du som anställd vid någon tidpunkt varit engagerad i införande av och arbete med ledningssystem på din arbetsplats? Det kan ha handlat om ledningssystem för kvalitet, riskhantering, informationssäkerhet, projektledning, energi, arbetsmiljö, hållbarhet och socialt ansvar etc.

Jag misstänker att de flesta av oss stött på och lagt ner avsevärd arbetstid på att lära sig använda och sedan bidra med input till något eller några av marknadens olika ledningssystem. Ofta med bistånd av konsulter som har till uppgift att utbilda den aktuella arbetsplatsens medarbetare i användningen av något av dessa ledningssystem och därefter bidra med support när frågor och problem uppstår.

Med tanke på hur tids- och resurskrävande de kan vara är det på något vis som om dessa system – som väl egentligen är tänkta att underlätta och förbättra resultaten av medarbetarnas ansträngningar – först och främst innebär nya, betungande arbetsuppgifter som alla, utan undantag, måste acceptera och anpassa sig till. Därför finns det skäl att undra över vad dessa ledningssystem egentligen ger. Ja, förutom att de resulterar i bevis i form av certifikat eller liknande som kan visas upp externt. Är jag ensam om att uppleva att det ibland är ledningssystemens främst syfte – d v s att ge företagets ledning något som de kan visa upp för styrelser, ägare, andra företag och marknader som ett bevis på att företaget i fråga är med i och rustade för matchen?

Jag lyssnade på ett föredrag om effekten av införande av energiledningssystem på ett antal företag en bit in på 2000-talet. Utvärderingen som då genomförts avslöjade att energiledningssystemen inte gett några tydliga förbättringar avseende minskad och effektivare energianvändning. Andra företag som inte hade använt energiledningssystem kunde i vissa fall uppvisa tydligare förbättringar. Utvärderarens slutsats var bl a att systemen i sig inte innebar några garantier för förbättringar utan att ledningens och de anställdas inställning till energihushållning och energieffektivisering verkade väga tyngre.

I dag är nog ofta erfarenheten av ledningssystem att de i sig inte automatiskt leder till förbättringar utan att det mer handlar om hur systemen används och vilken kultur som finns på företagen. Till kritiken mot den frekventa användningen av ledningssystem hör bl a följande.

De skapar ökad byråkrati och administration och ibland läggs det mer fokus på att fylla i formulär och ta fram dokument än att genomföra faktiska förbättringar.

Systemen är standardiserade och passar inte alltid företagens och organisationernas enskilda behov.

Sånt som inte mäts eller kontrolleras kan ignoreras, trots att det kan handla om nog så viktiga och betydelsefulla saker.

Personligen tror jag att företag med ett tydligt engagemang och kunnande inom såväl ledning som personal kan genomföra de förbättringar man önskar uppnå med eller utan hjälp av ledningssystem. Och skippar man ledningssystemen slipper företagen öka byråkratin, administrationen och konsultutgifterna och ges möjlighet att använda företagets begränsade resurser på ett klokare och mer effektivt sätt. Samt med ett minst lika bra, om inte bättre, resultat.